IMIX CONSULTING S.A.S S
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL
PRINCIPIOS GENERALES Y POSTULADOS

INTRODUCCIÓN

IMIX CONSULTING S.A.S es una entidad privada, constituida como persona jurídica de carácter mercantil, la cual, ha decidido adoptar de forma voluntaria el presente Documento, en donde se establece las condiciones de organización, obligaciones de los implicados e intervinientes en el tratamiento y uso de la información de carácter personal, régimen de funcionamiento, y procedimientos aplicables al tratamiento de datos personales que en el desarrollo de sus funciones propias como Empresa tenga que solicitar, utilizar, almacenar, corregir, ceder o suprimir. 

IMIX CONSULTING S.A.S., es la entidad Responsable del tratamiento de Datos Personales y en cumplimiento a lo establecido en el artículo 13 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, adopta y hace público a todos los interesados el presente documento que contiene todos los elementos esenciales, sencillos y seguros para el cumplimiento con la legislación correspondiente a la Protección de Datos Personales. Así mismo, el presente documento servirá como referencia para todos los sectores de interés que sostengan algún tipo de relación con IMIX CONSULTING S.A.S., contribuyendo al correcto conocimiento del derecho fundamental a la Protección de Datos Personales y pueda ser utilizado en diferentes ámbitos de aplicación.

IMIX CONSULTING S.A.S respetuoso del ordenamiento jurídico y de los derechosIndividuales, adoptan la presente Política de Tratamiento de la Información, que tiene como fin establecer los lineamientos para garantizar el derecho al Habeas Data de todas aquellas personas naturales que proporcionen datos a la sociedad.La información será tratada de acuerdo con los principios de libertad, legalidad, Finalidad, veracidad, trasparencia, acceso y circulación restringida, seguridad, Confidencialidad, proporcionalidad, temporalidad y buena fe, disponiendo así de Mecanismos adecuados para eliminar la información personal cuando el titular de la misma lo solicite.

NORMATIVA APLICABLE

La presente política fue elaborada con base en las disposiciones normativas consignadas en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y el DecretoÚnico Reglamentario del Sector Turismo -DUR 1074 de 2015.

• Sociedad legalmente constituida ante la Cámara de Comercio deBogotá D.C.; identificada con el NIT 900.124.246-2, cuyo domicilio principal se encuentra en el municipio de Bogotá D.C, en la dirección Cl 127 A Bis A 15 85

ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente política se aplica a los datos personales recolectados por la sociedad en el desarrollo del objeto social.

DEFINICIONES

Las siguientes definiciones se realizan con el fin de aclarar el alcance de la presente

Política y de la normativa regulatoria.

• a. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado que da el titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• b. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable y dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales. Se informa en este sobre la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables a su información y la forma en que podrá acceder a ellos.
• c. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que es objeto de tratamiento. 
• d. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. 
• e. Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos aquellos que pueden obtenerse sin reserva alguna.
• f. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular. 
• g. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. 
• h. Tratamiento: Cualquier acción sobre datos personales como recolección, almacenamiento o uso.
• i. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada que por cuenta propia o en asocio con otros lleva a cabo el tratamiento de datos personales 
• j. Responsable del Tratamiento Persona natural o jurídica, pública o privada que por cuenta propia o en asocio con otros, tome decisiones respecto a las bases de datos personales 
• k. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

TRATAMIENTO AL QUE SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES

IMIX CONSULTING S.A.S   dentro del desarrollo y exploración de la plataforma, dará un tratamiento responsable de los datos personales que lleguen a ser recolectados mediante la plataforma. Dicho tratamiento dependerá de la finalidad para la cual hayan sido suministrados los diferentes datos personales, las cuales dependerán del carácter de la relación en virtud de la cual el titular se haya vinculado a la plataforma. Con base en lo anterior, los datos personales de los titulares serán recolectados, almacenados, utilizados y/o suprimidos, atendiendo a cualquiera de las siguientes finalidades: 

Gestión de estadísticas internas; Análisis de perfiles; Fidelización de clientes; Fines estadísticos; Gestiones administrativas, de clientes, de cobros y pagos, de facturación, de proveedores, económicas y contables; Realizar históricos de relaciones comerciales; Marketing; Encuestas de opinión, prospección comercial, segmentación de mercados; Publicidad propia; Venta a distancia; Registro de entrada y salida de documentos. 

Clasificación de las bases de datos 

IMIX, ha clasificado sus Bases de Datos de la siguiente manera:

• Bases de datos de Empleados (nómina): Son las bases de datos físicos y digitales que contienen datos de laspersonas naturales que se vinculan laboralmente con IMIX CONSULTING S.A.S. cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias. En esta base de datos, se incorporan tanto información privada, pública, datos sensibles y de menores. El tratamiento de los datos para los fines diferentes a las obligaciones derivadas de la relación laboral requerirá autorización previa del titular o su representante legal, según sea el caso. En ningún caso, IMIX dará tratamiento a los datos sensibles o de menores sin autorización previa.

 

• Bases de datos de clientes, clientes potenciales: Son las bases de datos digitales que contienen datos de las personas naturales que se vinculan comercialmente (como pueden ser: eventos, alianzas, referidos, publicidad entre otros) con IMIX CONSULTING S.A.S. cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias. En esta base de datos, se incorporan tanto información privada como pública. 

Las anteriores finalidades serán susceptibles de modificación conforme a las dinámicas y evolución de los servicios y herramientas proporcionados en la página web.

En todo caso, las finalidades del tratamiento de datos personales serán el límite material para el mismo, por lo que IMIX CONSULTING S.A.S, no hará uso de los datos personales del titular para finalidades distintas de las enunciadas, salvo que el titular expresamente lo autorice.

Igualmente, IMIX CONSULTING S.A.S   se compromete a informar al titular, con la mayor brevedad posible, cualquier modificación respecto del tratamiento al que se encuentra sometidos sus datos personales. 

Lo anterior con el fin de que el mismo pueda ejercer los derechos que le han sido reconocidos desde el plano legal y dentro de la presente política. En todo caso se debe tener en cuenta que el tratamiento de los datos personales se hará únicamente durante el tiempo que sea estrictamente necesario para el cumplimiento de la finalidad para la cual se otorgó la información mediante el canal2 procedente.

Autorización para el tratamiento de datos personales

Tanto la recolección, circulación y uso de los datos personales que, en virtud de su operación, lleva a cabo IMIX CONSULTING S.A.S, necesita del consentimiento libre, previo, e informado de su titular. IMIX CONSULTING S.A.S, actuando en calidad de responsable del tratamiento de dichos datos, dispone de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de sus titulares, la cual es completamente verificable.

Otorgamiento de la autorización

Acorde con el tenor de la Ley 1581 de 2012, la autorización se realizará previamente a la recolección y tratamiento de los datos personales, se informarán también los procedimientos a los que serán sometidos sus datos y las finalidades de uso de los mismos.

La herramienta principal que es utilizada para la obtención de las respectivas autorizaciones por parte de los titulares de los datos personales es la página web, donde se realiza la operación de cara al roll que ostente en el perfil.

En el mismo orden de ideas, amparado por las disposiciones del artículo 20 del

Decreto 1377 de 2013, se encuentran legitimados para el ejercicio de los derechos del titular, y por lo tanto para brindar las correspondientes autorizaciones para el tratamiento de datos personales:

• El titular
• Sus causahabientes
• El representante o apoderado del titular

2 Entiéndase canal formulario, página web, encuesta, prestación del servicio y/o cualquier otro similar.

• Un tercero ajeno al titular, por medio de la figura de “estipulación en favor de otro”, de acuerdo con la regulación contendida dentro del artículo 1506 del Código Civil.

En todos los casos, las autorizaciones, sin importar su medio de adquisición, estarán conformadas de acuerdo con los requisitos mínimos exigidos por el artículo 5 del Decreto 1377 de 2013, es decir, la exposición de las finales para las cuales se están recolectando y serán tratados los datos personales.

Verificación y prueba de la autorización

Los titulares de los datos personales podrán solicitar constancia de la autorización que han brindado a IMIX CONSULTING S.A.S  mientras que estos ostenten la calidad de responsables del tratamiento de los mismos.

Para ello, IMIX CONSULTING S.A.S, deberá contar con evidencias de la autorización del tratamiento de datos personales, otorgada por el titular.

Casos en los que no se requiere la autorización

Con arreglo de la normatividad sobre la materia, IMIX CONSULTING S.A.S, no solicitará autorización para el tratamiento de datos personales bajo los siguientes supuestos:

i) Cuando los datos tratados sean de naturaleza pública.

ii) El tratamiento de información haya sido autorizado por la ley para fines

Históricos, estadísticos o científicos.

DERECHOS DE LOS TITULARES

IMIX CONSULTING S A, en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, reconoce los siguientes derechos a todos los titulares cuya información esté siendo objeto de tratamiento por parte de estos:

• i) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a IMIX CONSULTING S.A.S 
• ii) Solicitar prueba de la autorización otorgada a IMIX CONSULTING S A S.
• iii) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante IMIX CONSULTING S.A.S según el contenido del apartado “Procedimiento para el Ejercicio de los Derechos de los Titulares” de la presente política.
• iv) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. 
• v) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

ÁREA RESPONSABLE DEL EJERCICIO DE LOS 

DERECHOS DE LOS TITULARES

IMIX CONSULTING S.A.S ha designado como responsable de la atención a solicitudes relacionadas con el ejercicio de los derechos reconocidos a los titulares cuya información está siendo tratada por la compañía a la persona que se encuentre ocupando el cargo de Directora General Lo anterior, mediante el correo electrónico Sandra.rubio@imix.com.co, Para ello, el responsable se ceñirá estrictamente al procedimiento adoptado dentro de la presente política para que los titulares puedan ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización; mediante la interposición de peticiones, consultas y reclamos.

Los Encargados 

Es encargado del tratamiento de datos personales cualquier persona natural o jurídica, pública o privada, que realice el tratamiento de datos personales por cuenta IMIX. Esto supone que para cada tratamiento de datos se hayan definido sus respectivos encargados y que éstos actúen por instrucción precisa del responsable de la empresa. 

IMIX distingue entre encargado interno y encargado externo. Los encargados internos son empleados de IMIX CONSULTING S.A.S., mientras que los externos son personas naturales o jurídicas que tratan datos que IMIX les suministra para la realización de una tarea asignada (proveedores, consultores, empresas de tercerización, Empresas del grupo, etc.). 

EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS 

De acuerdo con el Art. 25 de la Ley 1581 y sus decretos reglamentarios, IMIX registrará sus bases de datos y este Documento de Políticas y Procedimientos en la Protección de Datos Personales en el Registro Nacional de bases de datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio de conformidad con lo establecido en la circular 02 de 2015.

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS

DE LOS TITULARES

Todos los Encargados de tratamiento de datos personales de IMIX CONSULTING S.A.S, deberán seguir estrictamente el siguiente procedimiento cuando algún titular cuyos datos personales se encuentren registrados dentro de cualquier base de datos de la sociedad.

Canales de contacto

IMIX CONSULTING S.A.S ha dispuesto como canales de contacto para que los titulares puedan ejercer sus derechos por los siguientes:

• Página web: www.imix.com.co

• Correo electrónico: imix@imix.com.co / mercadeo@imix.com.co 

Consultas

Los titulares o sus causahabientes, por sí mismo o por medio de apoderado, podrán consultar la información que de este repose en las bases de datos administradas por IMIX CONSULTING S.A.S

Los titulares deberán acreditar su identidad adjuntando copia de la cédula a la solicitud escrita que presenten. Los causahabientes deberán acreditar dicha calidad adjuntando el registro civil de nacimiento del causante y del causahabiente, el registro civil de defunción y copia de su documento de identidad. También se podrá acreditar la calidad por medio de copia de la escritura que apertura la sucesión, auto en el cual se reconozcan los herederos o copia del testamento, siempre presentando su documento de identidad.

Los apoderados, deberán presentar copia del poder otorgado, la cual se presumirá

Auténtica, y copia de su documento de identidad.

Una vez que mediante el canal determinado para ello sea recibida la solicitud, reciba la solicitud de información, procederá a revisar el registro individual que corresponda al nombre del Titular y al número de documento de identidad aportado.

Si encontrare alguna diferencia entre estos dos datos lo informará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo, con el fin de que el solicitante la aclare.

Si revisado el documento aportado y el nombre del Titular se encuentra que hay conformidad en los mismos procederá a dar respuesta en un término de diez (10) días hábiles.

En el evento en que IMIX CONSULTING S.A.S considere que requiere de un mayor tiempo para dar respuesta a la consulta, informará al Titular de tal situación y dará respuesta en un término que no excederá cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término.

Reclamos

El Titular o sus Causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos administrada por IMIX CONSULTING S.A.S debe ser sujeta de corrección, actualización o supresión, o si advierten un incumplimiento por parte de esta o de alguno de sus Encargados, podrán presentar un reclamo ante IMIX CONSULTING S.A.S

El reclamo se formulará exclusivamente por medio de un correo electrónico enviado a imix@imix.com.co, acompañado del documento que identifique al Titular, la descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección donde desea recibir notificaciones, pudiendo ser esta física o electrónica, y adjuntando los documentos que pretenda hacer valer.

La calidad de causahabiente y apoderado se deberá demostrar conforme fue explicado en el punto anterior. Si el reclamo resulta incompleto se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En el caso en que IMIX CONSULTING S.A.S], no sea el competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

IMIX CONSULTING S.A.S, utilizará un correo electrónico único para estos efectos de tal manera que se pueda identificar en qué momento se da traslado y la respuesta o confirmación de recibido correspondiente. Si IMIX CONSULTING S.A.S, no conoce la persona a quien deba trasladarlo, informará de inmediato al Titular con copia a la Superintendencia de Industria y Comercio.

Una vez recibido el reclamo completo, se debe incluir en la base de datos correspondiente a los clientes o usuario del sitio web en el campo observación, la leyenda “reclamo en trámite”, esto debe ocurrir en un término máximo de dos (2) días hábiles.

El término máximo para responder el reclamo es de 15 días hábiles, si no es posible hacerlo en este término se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que éste se atenderá, la cual no podrá exceder de ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio

El Titular, Causahabiente o apoderado deberá agotar en primer lugar este trámite de consulta o reclamo, con el responsable de la información, antes de dirigirse a la

Superintendencia de Industria y Comercio a formular una queja.

Disposiciones especiales

Supresión de datos: La supresión de datos no procederá cuando:

• i) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• ii) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas. 
• iii) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

Revocatoria de la autorización: Los titulares de los datos personales pueden revocar total o parcialmente la autorización de tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.

Para ello, el titular en la solicitud deberá indicar el motivo por el cual solicita la revocatoria y el tipo de retiro si es total o parcial, respecto de alguna finalidad determinada. En los casos en que por disposición contractual entre el titular de los datos y IMIX CONSULTING S.A.S , no se permita la revocatoria, se deberá realizar en primera instancia la finalización de la obligación que dio origen a la autorización.

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES Y DE NIÑOS, 

NIÑAS Y ADOLESCENTES

En principio, IMIX CONSULTING S.A.S, no realizará tratamiento de la información personal que, con arreglo de las definiciones incorporadas dentro de la presente política, tengan el carácter de DATOS SENSIBLES. Sin embargo, cuando eventualmente alguno de los datos que pueden ser catalogados dentro de estas categorías llegue a ser objeto de tratamiento, de los responsables, los mismos se utilizarán exclusivamente para alguna de las siguientes finalidades:

• i) El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales de los últimos deberán otorgar su autorización. 
• ii) El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. 
• iii) El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares En todo caso, de cara a la recolección de los datos personales de carácter sensible de los titulares, IMIX CONSULTING S.A.S informará a estos últimos la voluntariedad respecto de la entrega de dichos datos y su tratamiento estará mediado por la expresa autorización del titular para tales fines.

MEDIDAS DE SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN

Con base en el principio de seguridad de la ley 1581 de 2012 y para dar cumplimiento a sus disposiciones, IMIX CONSULTING S.A.S, ha implementado un conjunto de prácticas automatizadas y administrativas para evitar el acceso no autorizado, adulteración o pérdida de los datos personales que se recolecten. Estas consisten en: 

Ingreso por usuario asignado, el cual tiene designado un software dentro del sistema de gestión documental utilizado por la sociedad. Dicho rol limita los posibles accesos dentro del sistema y las funciones (administración, configuración, consulta, eliminación, etc.) que tendrá cada usuario.

DISPOSICIONES FINALES

IMIX CONSULTING S.A.S, podrán realizar cambios o actualizaciones en las políticas, las cuales estarán vigentes mientras así lo determinen las directivas o por disposición legal o administrativa; informando en todo caso a los titulares de los datos personales sobre las modificaciones

LEGISLACIÓN NACIONAL VIGENTE

Es importante reiterar que las actividades relacionadas con el tratamiento de datos personales que desarrolla IMIX CONSULTING S.A.S son reguladas, por la superintendencia de Industria y Comercio. Asimismo, en esta misma materia se aplicará la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y en lo que corresponda a la Ley 1266 de 2008 referida a los datos de carácter financiero y crediticios consulta y reporte a centrales de riesgo. Y los demás que la reglamenten, adicionen o modifiquen.

FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO

Esta Política de Tratamiento de la información se publica como última versión en el mes de Agosto (08) del año 2021.

Actualizaciones de la política: La empresa IMIX CONSULTING S.A.S podrá modificar los términos y condiciones de la presente política con el fin de reflejar cualquier cambio en nuestras operaciones o funciones, caso en el cual se dará a conocer a todos los titulares de la información las actualizaciones realizadas sobre la política de tratamiento de datos antes de que la misma sea implementada. 

INFORMACIÓN DE CONTACTO

Si tiene alguna pregunta sobre esta política, comuníquese con Sandra Victoria Rubio Dacosta, Oficial de Privacidad o envíe su consulta directamente por cualquiera de los siguientes canales de comunicación: 

Correo electrónico: Sandra.rubio@imix.com.co 

REFERENCIA A OTROS DOCUMENTOS 

La presente política de protección de datos personales ha sido elaborada en concordancia con las siguientes normas y documentos: 

Constitución Política de Colombia 
Ley 1581 de 2012 
Ley 1273 de 2009 
Decreto único 1074 de 2015 
Documento de Seguridad 
Avisos de Privacidad 
Reglamento Interno de trabajo